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Les documents nécessaires au 1er diagnostic [Partie 1] : les documents comptables et juridiques

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compta

Le contact avec l’entreprise n’est pas encore initié, donc les données disponibles sont limitées et très globales.

Toutefois, il est possible de recueillir les données suivantes :

Données comptables

De manière théorique, les comptes sont produits annuellement et déposées auprès du greffe du tribunal de commerce.

Les seules informations à recueillir auprès des greffes des tribunaux de commerce sont souvent insuffisantes, toutes les entreprises ne déposant pas leurs comptes, ou demandant à ce que ceux-ci soient confidentiels, donc non disponibles.

Il faut souvent  se rapprocher de bases de données privées, qui sont plus complètes et surtout présentent l’avantage de disposer d’une compilation des informations financières sur une période de l’ordre de dix années (bases de données payantes).

Les documents comptables à récupérer :

·         Bilans et comptes de résultat, sur un minima de 3 ans en arrière

·         Annexe aux comptes annuels

·         Rapports du commissaire aux comptes

·         Rapport du commissaire aux apports s’il y a eu une opération récente (dans un délai de 5 ans) d’apport affectant le capital social.

La liasse fiscale n’est généralement pas disponible, car confidentielle, mais elle apporte des informations essentielles sur les dirigeants et actionnaires, quant à la répartition du capital et aux rémunérations versées.

Documentation juridique

L’entrepreneur risque de devoir limiter sa recherche aux données gratuites et disponibles au bon vouloir des dirigeants de l’entreprise potentiellement à céder.

Sont indispensables :

  • Les derniers Procès-verbaux des Assemblées Générales Ordinaires et surtout Extraordinaires, s’il en existe. En effet, une Assemblée Générale traduit des décisions importantes, affectant les statuts ou des situations très spécifiques (pertes comptables importantes eu égard au montant du capital, nomination d’un organe de gestion, président, Directeur Général, gérant pour les SARL, changement ou adjonction d’activités, etc.).
 
  • Les statuts, afin d’identifier si des dispositions spécifiques régissent la vie de la société et les relations entre les actionnaires ou associés.

Rappelons que dans les Sociétés par Actions Simplifiées (SAS), les statuts peuvent intégrer des mentions spécifiques :

De l’ordre du pacte d’actionnaire :

La loi instituant les SAS a prévu que dans les statuts puissent être introduites des dispositions s’imposant aux actionnaires, qui sont parfois du ressort d’un contrat entre eux, le pacte d’actionnaire.

Il peut s’agir de dispositions à prendre en cas de cessions des actions notamment, voire d’une formule de calcul destinée à valoriser les titres d’actionnaires minoritaires en cas de cession de ses actions par l’actionnaire majoritaire.

Ces informations sont évidemment très précieuses pour un acquéreur éventuel. Elles donnent de plus une idée dont l’entreprise est gérée sur le plan juridique et donc patrimonial. L’acquéreur éventuel n’abordera pas les cédants de la même manière dans le cas d’une société dont les statuts, datant de 20 ans et jamais modifiés correspondent rigoureusement à la copie de la loi sur les sociétés commerciales et dans le cas d’une SAS avec des clauses spécifiques affectant les actionnaires et les organes de gestion.

Déterminant des pouvoirs différents :

Les statuts d’une SAS peuvent prévoir des actions de nature différentes, visant à traduire soit des investissements initiaux non égaux, soit des prises de participations ultérieures à des conditions particulières,… Il peut s’agir également de droits spécifiques : une répartition des bénéfices non corrélée à la part de chacun dans le capital, la valorisation du fonds de commerce (clientèle et capacité à générer des résultats).

Les statuts peuvent prévoir des actions avec un dividende spécifique ou des pouvoirs particuliers sur certaines décisions, notamment les décisions de vente de la société !

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Auto-entrepreneur : comment sécuriser mon patrimoine personnel ?

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C’est le leitmotiv de tous ceux qui nous entourent quand on décide de se lancer : attention, c’est risqué ! Ne te lance pas ! Tu exposes les biens de ta famille !

Le principal risque financier de l’entrepreneur est celui qui expose le patrimoine de sa famille, ses ressources privées, celles de son conjoint, les biens de ses enfants, aux risques de son activité professionnelle.

Si dans mon activité professionnelle, j’ai accumulé trop de dettes pour être en mesure de les payer, vais-je être contraint de les payer sur mon patrimoine personnel et celui de ma famille ?

Posons-nous deux questions :

1.         Quels sont mes risques quand je me lance en Auto-Entrepreneur ?

2.         Comment instaurer juridiquement une frontière entre ma vie professionnelle et personnelle,

Quels sont les risques quand je me lance en Auto-Entrepreneur ?

Les risques pour les entrepreneurs sont dans la majorité des cas de deux origines :

Dettes d’origine qui deviennent non remboursables : les emprunts notamment, ou un bail commercial. Mais dans ces deux situations, le statut d’auto-entrepreneur n’est pas toujours recommandé, pour des raisons de protection du patrimoine certes, mais également pour ses incidences fiscales. Le conseil est le suivant : s’il me faut un emprunt, je constitue une société commerciale (EURL ou SASU).

Dettes accumulées pendant la vie professionnelle : le plus souvent, il s’agit de dettes fiscales et sociales.

Dettes sociales : le plus fort taux de prélèvement pour un auto-entrepreneur est de 24,6 %, sur un maximum de chiffre d’affaires de 32.600 €, soit dans la situation la pire un risque maximum 8.020 €. De plus, pour que je doive payer cette somme d’un coup, il faudrait que l’encaissement de ces 32.600 € de chiffre d’affaires corresponde à un trimestre ; Sinon, j’aurais déjà réglé une partie de mes charges sociales au titre des trimestres précédents.

Donc, le risque d’accumuler des dettes sociales est d’une part limité dans les montants et d’autre part réduit par le décaissement régulier obligatoire.

Dettes fiscales : l’auto-entrepreneur n’étant pas assujetti à la TVA, le risque de ne pas être en mesure de payer l’administration fiscale est plutôt réduit ! Si l’entrepreneur est soumis au forfait micro-fiscal, il paie tous les trimestres son impôt, évalué sur son chiffre d’affaires, donc là, aussi le risque est faible. Quant à la troisième source de décaissement fiscale, la contribution foncière des entreprises, les auto-entrepreneurs ne sont pas (encore…) concernés !

Ainsi, le risque d’accumuler des dettes fiscales lourdes, susceptibles de constituer un passif important est très limité.

Autres dettes : selon l’activité de l’entrepreneur, il peut prendre des risques sur son métier. Une erreur dans une prestation, un retard qui provoque un préjudice chez son client, une faute à l’origine d’un surcout pour son client, etc. Face à ces éventualités, il est INDISPENSABLE de faire deux choses, AVANT de s’installer en Auto-entrepreneur :

•          D’une part, contacter les assureurs pour leur demander ce qu’ils couvrent en matière de Responsabilité Civile Professionnelle (la fameuse RCP). L’entrepreneur doit apprécier le risque qu’il prend s’il fait une erreur, qu’un tiers puisse faire un lien entre l’erreur et un préjudice pour son client. Si ce lien là est possible, il doit recourir à une assurance RCP.

-           D’autre part, vérifier si le statut est bien le bon, et notamment si le risque évoqué au paragraphe précédent est réel ou pas, et surtout est susceptible d’être couvert par une assurance. Si ce n’est pas le cas, que l’activité est nouvelle et que les assureurs ne sont pas encore très outillés en la matière, privilégier un statut d’entrepreneur pus protégeant : l’EURL ou la SASU. 

Comment instaurer juridiquement une frontière entre ma vie professionnelle et personnelle,

Si je parviens à isoler mon activité professionnelle de ma vie personnelle, les éventuelles dettes que j’aurais accumulées dans mon auto-entreprise ne seront jamais à payer sur mon patrimoine personnel.

Tout d’abord, je peux protéger mon patrimoine immobilier : pour cela, il me suffit de me rendre chez le notaire et de déclarer insaisissables les biens que je détiens, même s’ils ne sont pas affectés à mon activité professionnelle.

Cette possibilité me permet d’isoler tout ce qui est immobilier. Pour le reste, l’auto-entrepreneur est un entrepreneur individuel, et il n’y a pas de frontière étanche entre la partie personnelle et la partie professionnelle. Donc, en cas de liquidation de mon activité du fait de dettes, je pourrais être appelé sur mes biens propres (non immobiliers) pour les payer.

Ensuite, veiller à son régime matrimonial si je suis en couple officiellement déclaré (PACS ou mariage) ; il est préférable de privilégier un régime de séparation de biens, et éventuellement de changer de régime si je suis marié sous le régime de la communauté légale. Attention, car cela occasion des frais (notamment fiscaux !) et prend du temps, surtout si vous avez des biens immobiliers à partager.

Donc, AVANT de me lancer en auto-entrepreneur, je peux m’aider d’un questionnaire (à télécharger sur le site : www.lamaisondelentrepreneur.com) d’appréciation des risques. Il s’agit à ce stade d’une liste de questions pour apprécier si j’ai des risques liés à mon activité. Une majorité de « OUI » m’incite à réfléchir à un statut plus protégeant, de type EURL, EIRL ou SASU.

Quelques règles cependant…

Les risques sont faibles certes, toutefois, il est recommandé d’appliquer quelques règles pour rester un entrepreneur prudent et avisé, que l’on pourrait limiter à … une seule :

Dès que j’encaisse 100 € de la part de mes clients, je mets sur un autre compte bancaire, ce que je devrais payer à l’Etat ensuite.

Prenons l’exemple d’un auto-entrepreneur, dans le conseil, relevant de la CIPAV, qui encaisse 2.000 € de chiffre d’affaires en février 2013. Compte tenu de sa situation, au titre de l’année 2013, il devra payer à l’administration, ses charges sociales (21,3 % du chiffre d’affaires) et son taux marginal d’imposition que nous fixerons dans l’exemple à 14%.

Donc dès qu’il a encaissé 2.000 €, il place tout de suite 426 € (pour payer les charges sociales) et 280 € (pour payer son impôt sur le revenu). Il place 706 € à partir de ses encaissements, sur un compte bancaire différent. Cela revient à « payer » ses charges dès qu’il encaisse de la rémunération.

Avec ce raisonnement, certes un peu fastidieux au début, cet auto-entrepreneur peut disposer du solde de son compte bancaire pour vivre, sans se préoccuper plus de ses éventuelles dettes !

 

Un auto-entrepreneur ne génère pas des risques financiers très importants. Toutefois, il est primordial de se poser la question à intervalles réguliers et d’apprécier si son statut est bien le bon. N’oublions pas que c’est le statut le moins protégeant en terme de frontière entre le patrimoine personnel et le patrimoine professionnel.

Un auto-entrepreneur pourra se référer au questionnaire d’analyse des risques sur le site www.lamaisondelentrepreneur.com, et en discuter avec un professionnel de la création d’entreprise.

 

 



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Si mes pertes sont supérieures au capital de ma société ?

#juridique , #pertes , #capital , #société
Pertes

Au cours des premiers temps de la vie d’une entreprise, il est probable qu’elle dégage des pertes, notamment du fait du poids dans les résultats des dépenses de démarrage, des frais commerciaux (entre autres charges) dont les effets en terme de chiffre d’affaires ne sont pas toujours immédiat.

Ainsi, à l’issue du premier exercice, la société peut dégager une perte, qui dans certains cas représente une somme importante comparée au capital social. Par exemple, à la fin de la première année, une société immatriculée avec un capital de 3.000 € constate une perte nette de 4.000 €.

Quelles sont les obligations dans cette situation ?

La loi contraint les associés à se poser la question «  STOP ou ENCORE ? ».

En effet, à première vue, la situation financière de l’entreprise n’est pas excellente, dans la mesure où l’apport initial des associés a été consommé, et dans l’exemple qui précède, plus que consommé ! Afin d’éviter des situations dramatiques pour la société et ses partenaires, le législateur à se positionner sur l’opportunité de poursuivre son activité ou de l’arrêter.

Cette question-là se pose si les capitaux propres (se reporter à la question 68 qui précise cette notion) sont inférieurs à la moitié du capital de l’entreprise, donc forcément si ma perte de l’exercice, ou les pertes accumulées les 2 premières années par exemple, sont supérieures au capital initial.

Dans la pratique, que fait-on ?

De manière pratique, il faut tenir une assemblée générale des associés qui vont se poser formellement la question du maintien de l’activité. Dans un très grand nombre de situations, c’est une simple formalité (une résolution de 3 lignes en plus dans l’assemblée générale qui approuve les comptes annuels.

A cette occasion, les associés (ou l’associé unique) prend l’engagement de recapitaliser son entreprise dans un délai de deux ans.

Recapitaliser signifie sortir de cette situation où les capitaux propres sont inférieurs à la moitié du capital social.

Plusieurs possibilités s’offrent à l’entrepreneur :

-           Dégager des bénéfices, compensant partiellement ou totalement les pertes constatées antérieurement. C’est souvent ce qui se passe dans la plupart des situations ; la première ou les deux premières années, on dégage des pertes, et ensuite, les bénéfices reviennent.

-           Augmenter le capital de la société. Ce moyen est radical, efficace et permet de donner une meilleure image de l’entreprise vis-à-vis des tiers. En revanche, elle coûte (taxe de 375 €, annonce légale, frais de greffe, rédaction d’une assemblée générale, modification des statuts.

Que se passe-t-il si l’entrepreneur n’a pas corrigé la situation dans le délai de 2 ans ?

Tout intéressé peut demander la dissolution de la société ! Toutefois, « l’intéressé » est celui qui a un intérêt au sens juridique du terme, donc qui serait lésé par la situation… donc finalement cela ne concerne pas grand monde !

Attention toutefois, aux créanciers de type URSSAF, administration fiscale, qui pourraient considérer qu’il y a un risque important d’accumulation de dettes à leur égard, notamment si l’absence de recapitalisation se double de retard ou de non-paiement des charges sociales ou fiscales.

 

En cas de pertes la première année (ou de pertes accumulées les premières années), supérieures au montant du capital de l’entreprise, l’entrepreneur doit se poser la question « STOP ou ENCORE ? », et tenter de corriger la situation par tous les moyens.

Si d’aventure, il n’y parvient pas, le risque juridique reste faible… en revanche la question demeure : « dois-je continuer si je ne parviens pas à dégager des résultats » ?

 




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Qu’est-ce que les conventions réglementées ?

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convention

Une société commerciale peut conclure des contrats avec un de ses associés ou son gérant (ou président, pour une SAS). Trois types de conventions sont à analyser : les conventions interdites ; les conventions courantes à des conditions normales ; les conventions réglementées.

 

Conventions interdites

Certains de ces contrats, ou conventions, sont interdits dès l’instant où il s’agit d’une société commerciale de type SARL ou SAS (à associé unique ou pluriel) : se faire prêter de l’argent par sa structure ou se faire cautionner. Ce qui est vrai pour un gérant ou un associé l’est aussi pour ses enfants et parents.

 

Conventions courantes à des conditions normales

Il existe des conventions courantes, conclues à des conditions normales – c’est-à-dire qui auraient été conclues de la même manière avec un tiers –, qui ne sont contraintes à aucune procédure juridique spécifique : par exemple, l’acquisition de biens produits par l’entreprise à des conditions tarifaires normales.

 

Conventions réglementées

Ce sont tous les autres contrats. Il peut s’agir de la domiciliation de la société chez le gérant dès lors qu’il y a facturation d’un loyer, ou de l’achat d’un stock de biens par la société à un associé.

Dans les structures à pluralité d’associés, l’assemblée générale doit se prononcer sur l’acceptation de la convention conclue ou à conclure entre la société et un associé ou le gérant. Au cours de l’assemblée générale approuvant les conventions, le gérant ou le président lit un rapport qui fait état des conventions ainsi que des principales caractéristiques (montant concerné, durée, objet, etc.). Il s’agit du rapport sur les conventions réglementées.

Dans les SARL à associé unique, il suffit que la convention soit inscrite sur le registre des décisions. Dans les SAS à associé unique, les conventions avec le président doivent également figurer sur le registre des décisions. En revanche, celles conclues avec l’associé doivent être validées par l’assemblée générale… de l’unique associé.

 

Attention aux opérations interdites (par exemple, se faire prêter de l’argent) ou devant être validées par une assemblée générale d’associés.

La procédure est simplifiée quand il y a un unique associé.

 



 



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Puis-je dispenser de la formation dans ma société ?

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Une société peut exercer à titre principal ou accessoire comme organisme de formation. Cela suppose que cette activité soit prévue dans les statuts. Toutefois, si la formation est en lien direct avec l’activité principale exercée, la seule mention dans les statuts de la possibilité d’exercer une activité connexe et ayant un lien avec l’activité principale peut suffire.

 

Obtenir le numéro d’existence

Il peut être intéressant pour la société d’obtenir un numéro d’existence en qualité de formateur habilité. Pour ce faire, il est nécessaire de contacter la Direction départementale du travail et de l’emploi – de la ville ou de la commune concernée –, section formation professionnelle continue, et de demander un dossier d’agrément.

Aucune condition particulière n’est requise quant à l’obtention de ce numéro. Il faut compléter le dossier de demande d’un exemple de convention avec un premier client, de documents administratifs concernant le formateur, et expliciter la nature des formations proposées.

L’obtention du numéro d’existence n’est pas payante. Il permet de faire entrer les prestations dispensées dans le cadre de la formation continue, et ainsi au client de se faire rembourser tout ou partie de la formation qui aura été dispensée à ses salariés.

Le numéro est accordé pour une durée illimitée, sous réserve de compléter tous les ans un formulaire listant les actions de formation délivrées (nombre d’heures, de stagiaires, chiffre d’affaires généré, etc.), destiné à la Direction départementale du travail.

De manière pratique, il convient d’établir des conventions de formation – attention aux mentions obligatoires faisant référence aux lois régissant la formation continue – pour chaque stagiaire, de suivre les formations avec des feuilles de présence et de produire des attestations de présence.

 

TVA… encore et toujours

Les organismes dont l’activité se compose exclusivement de formations peuvent choisir, sous certaines conditions, de ne pas être assujettis à la TVA. Il en résulte que la société ne majore pas le montant de sa facture au titre de la TVA, et ne peut pas récupérer la TVA sur ses dépenses. Cette option peut être intéressante lorsque le public auquel elle s’adresse est composé essentiellement de personnes ou structures ne récupérant pas la TVA (grand public, associations, organismes publics, etc.).

Pour ne pas être assujetti à la TVA, l’organisme de formation doit obtenir une attestation administrative stipulant qu’il remplit bien les conditions fixées par la loi en matière de formation professionnelle continue.

 

Agrément simple à demander et non payant.

Possibilité de disposer d’un argument commercial intéressant : le client pourra se faire rembourser tout ou partie de la prestation de formation achetée.

Attention au formalisme quant à la rédaction d’une convention de formation.

 





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