Respecter les conditions de formes légales
Les factures à émettre auprès des clients sont soumises à un formalisme obligatoire, défini par l’administration fiscale.
Si un entrepreneur envoie une facture à son client, alors qu’elle ne respecte pas les conditions de forme légales, ce dernier peut lui renvoyer en lui demandant de la corriger et de lui en faire parvenir une nouvelle.
Au-delà du temps passé à modifier ses factures, c’est le délai de paiement qui s’allonge !
Les mentions obligatoires
Pour rédiger une facture valable, les mentions suivantes doivent obligatoirement apparaitre :
- nom et forme juridique de la société (exemple : JEVEND, SARL au capital de 3.000 €), l’adresse du siège social et le numéro Siret.
- nom du greffe duquel dépend l’entreprise (exemple : RCS de MEAUX)
- numéro de TVA intracommunautaire (commençant par FR, suivi de deux chiffres communiqués par l’administration fiscale et les 9 chiffres du N° Siren de l’entreprise),
- numéro de facture unique et cohérent
- nom et l’adresse du client,
- informations relatives à la vente, y compris les données tarifaires unitaires et globales, la mention de la TVA (avec le mot « TVA », le taux applicable, le montant HT, celui de la TVA et le TTC).
Pour les entreprises non assujetties à TVA (auto-entrepreneur par exemple), mention de la fameuse phrase : « TVA non applicable, article 293 B du CGI »
la date d’échéance du règlement et pénalités en cas de retard
Les mentions complémentaires
Il faut également faire apparaître une mention complémentaire, qui précise qu’il sera facturé un minima de 40 € pour frais de recouvrement, en cas de dépassement de la date d’échéance prévue.
Ainsi, il est nécessaire d’ajouter quelque part sur chacune des factures la mention suivante :
« Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement fixée à 40 €, (loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 et décret n° 2012-1115 du 2 octobre 2012. ».
Même si ce formalisme est parfois délicat à respecter vis-à-vis de ces clients, il est indispensable de le respecter afin de ne pas faire prendre de risque à son client que sa facture soit contestée par l’administration fiscale en cas de contrôle !
Sur ce sujet, la loi va plus loin : si le client à qui a été envoyée la facture n’a pas payé à la date d’échéance, le fournisseur DOIT lui facturer les 40 € de pénalités…. y compris dans les PME et les TPE !
Quid des factures électroniques ?
De plus de sociétés proposent des factures sous format électroniques.
Il est possible d’en envoyer à ses clients sous format pdf par exemple.
Toutefois, l’administration fiscale, en cas de contrôle, peut exiger la fourniture d’une facture papier, supposée être un original.
Modèle de facture
La Maison de l’Entrepreneur vous propose de vous appuyer sur le modèle de facture disponible.