Dans toute activité professionnelle, le dirigeant est amené à engager des dépenses de plus ou moins grandes importances (billet SNCF, taxi, restaurant, etc.), pour lesquelles il peut sembler plus simple d’utiliser une carte bleue professionnelle. Simplifions la vie quotidienne des créateurs, tout en limitant les traitements comptables !
Rappelons que chaque opération économique de l’entreprise – y compris l’achat d’un ticket de métro à 1,20 € – donne naissance à une écriture comptable mentionnant la TVA (quand elle est remboursable) à se faire rembourser auprès des services fiscaux.
Pour l’ensemble de ces frais, il est conseillé de procéder de l’une des deux manières suivantes : utiliser sa carte bleue personnelle ou une carte bleue professionnelle à débit différé.
Carte bleue personnelle
Dans cette configuration, tous les frais de déplacement, y compris les dépenses payées en espèces, sont acquittés par le gérant ou le président de la société, à charge pour cette dernière de les lui rembourser. De manière pratique, à la fréquence qu’il choisit lui-même, le gérant établit une note de frais et un mouvement bancaire entre le compte professionnel et le compte personnel.
Cette procédure correspond au remboursement de frais que tout salarié demande à son employeur dès lors qu’il préfinance sur ses fonds personnels une dépense professionnelle. Modèle note de frais
Dans le cadre du suivi comptable, une unique écriture est enregistrée, reprenant par exemple cinq notes de taxis, trois restaurants, un achat de timbres à la Poste, etc.
En revanche, cette option revient pour l’entrepreneur à avancer des frais à sa société, et donc à puiser, dans un premier temps, sur sa trésorerie personnelle.
Carte bleue professionnelle à débit différé
Lorsque les frais de déplacement sont plus importants, ou plus simplement si le gérant ne souhaite pas avancer la trésorerie à son entreprise, le choix peut se porter sur une carte bleue à débit différé. De la même manière, le gérant complétera un tableau du type de celui fourni, et une unique écriture sera comptabilisée en fin de mois, reprenant plusieurs opérations classées par nature.
Si possible, éviter les cartes bleues professionnelles à débit immédiat, chacune des opérations unitaires comptabilisées sur le relevé bancaire devant générer une écriture comptable.
Limiter le nombre des écritures revient à gagner du temps si la saisie des opérations courantes est effectuée par le gérant, ou à gagner de l’argent s’il est fait appel à un cabinet d’expertise pour assurer la saisie comptable des opérations courantes. Le suivi des notes de frais constitue parfois un cauchemar pour les personnes en charge de la comptabilité.
Il est indispensable d’être très rigoureux sur cette opération, et de s’assurer que toutes les pièces justificatives sont conformes aux critères de l’administration fiscale d’une part, et présentes dans le dossier « notes de frais » d’autre part.
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