Avant de faire un feu de joie avec l’ensemble des pièces administratives et comptables, il convient d’analyser pourquoi et pour qui conserver ces documents.
Pièces comptables et fiscales
Pour toute activité professionnelle, le contribuable peut faire l’objet de questions de la part des administrations fiscales et sociales. En cas de contrôle, il doit être en mesure de fournir les pièces comptables de l’année en cours, ainsi que celles des trois derniers exercices.
Par pièces comptables, il est fait référence à tout ce qui peut justifier une opération affectant le résultat fiscal :
- factures émises vers les clients
- factures reçues des fournisseurs
- notes de frais – attention aux papiers thermiques, qui blanchissent ou jaunissent au bout de quelques mois : il peut être nécessaire de les scanner ou d’en faire une copie
- relevés bancaires et chéquiers
- bordereaux de cotisations sociales, y compris les appels de cotisations facultatives (loi Madelin, « article 83 », etc.)
- déclarations produites auprès des administrations fiscales et sociales (il est vivement recommandé de conserver une copie de tout ce qui est envoyé : TVA, déclarations sociales, etc.)
Conserver toutes les pièces comptables, fiscales et sociales des 4 dernières années… au moins.
De plus, si l’exercice de l’activité professionnelle s’effectue au travers d’une société commerciale, il est indispensable de conserver l’ensemble des documents relatifs à la vie juridique de l’entreprise (procès-verbaux d’assemblées, rapports de gestion, certificats de dépôt des comptes annuels, etc.).
Documents sociaux
De la même manière qu’il est recommandé à toute personne salariée de conserver les bulletins de salaire sans limitation de durée, afin d’être en mesure de prouver le versement de cotisations, il est préférable de disposer de l’ensemble des documents sociaux (appels de cotisations, relevés de points, etc.) jusqu’à validation de la retraite.
Droit commercial
Rappelons qu’en matière de droit commercial, la prescription est de 5 à 10 ans selon la nature des créances et des dettes.
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