Toute société commerciale a l’obligation de respecter deux exigences : la tenue d’une comptabilité vérifiable et le suivi de la vie juridique de la société.
Tenue d’une comptabilité vérifiable
La comptabilité sert de base au calcul et à la perception des taxes fiscales et sociales, mais constitue également l’outil de gestion de l’entreprise par excellence. Il s’agit de suivre exhaustivement les opérations économiques affectant le patrimoine de l’entreprise : suivi des ventes, des achats, des sommes encaissées en provenance des clients, payées aux fournisseurs, à l’État, de la rémunération du gérant, du paiement de ses charges sociales…
Toute opération, même mineure, doit faire l’objet d’un suivi comptable. L’administration fiscale exige que la comptabilité soit tenue sur un logiciel répondant aux critères qu’elle a elle-même édictés.
Il faut notamment que l’application puisse préparer le fichier des écritures comptables (dit fichier « FEC »), et réponde à des critères de sécurité et de fiabilité vérifiables.
Ainsi, chaque année – au moins –, l’entrepreneur dispose d’informations claires et fiables sur la vie de son entreprise, sa profitabilité, l’état de son patrimoine et de ses dettes éventuelles (bilan et compte de résultat annuels). Le plus souvent, il est procédé à une saisie informatique de chaque opération de comptabilité, validée ou non par un expert-comptable.
Étant dans un système déclaratif – les montants sont communiqués par la société –, l’administration se réserve le droit de contrôler si l’entreprise a correctement déduit la dépense du bénéfice professionnel, calculé la TVA due à l’État, etc.
Suivre sa propre comptabilité permet de disposer en temps réels – si les pièces comptables sont saisies régulièrement – d’éléments de gestion fiables permettant d’anticiper les décaissements futurs (TVA, charges sociales, etc.). C’est pourquoi l’on conseille souvent aux entrepreneurs de ne pas perdre le contrôle de leur comptabilité.
Si toutes les pièces sont à l’extérieur et que tout est sous-traité auprès d’un tiers (cabinet comptable), la gestion de l’entreprise n’est pas facilitée car il faut attendre que le cabinet comptable fournisse les états de synthèse réguliers.
On considère souvent que, dans le « métier » d’entrepreneur, il y a une part de gestion administrative, et il est recommandé de prendre en main une partie de cette gestion comptable.
Entre le cabinet d’expertise comptable et l’entrepreneur, les tâches peuvent être réparties de manière à ce que les opérations courantes (achat, vente, paiement et encaissement) soient traitées en interne, et la finalisation des comptes, ainsi que la production des déclarations fiscales et sociales, confiées à un professionnel. Dans cette organisation, le créateur d’entreprise peut mettre au point un suivi simple mais efficace – et surtout indispensable – de sa situation au regard de la TVA, de l’impôt sur les sociétés, etc.
Il convient en revanche de s’équiper d’un logiciel de comptabilité et de se former pour en maîtriser l’utilisation.
Suivi de la vie juridique de la société
La seconde grande obligation des entrepreneurs réside dans le suivi juridique de la vie de la société : tenir une assemblée générale annuelle, déposer les comptes, traduire dans les documents juridiques des décisions de gestion (modification de l’activité, changement de siège social, entrée d’un nouvel associé, etc.).
Une fois les documents juridiques préparés et signés par les associés ou actionnaires, la société a l’obligation légale de déposer ses comptes au greffe du tribunal de commerce dont elle dépend.
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