À l’exception des micro-entrepreneurs et des entrepreneurs individuels ayant opté pour le régime fiscal de la micro-entreprise, les autres structures juridiques ont l’obligation de produire des déclarations fiscales provenant de leur comptabilité.
Il leur faut donc prendre connaissance des rudiments de suivi de gestion comptable afin, soit de se charger de leur propre comptabilité, soit de la confier à un expert-comptable tout en étant en situation d’analyser leurs propres comptes.
Préparation de la comptabilité
Cette étape est nécessaire, que la comptabilité soit totalement externalisée ou en partie traitée en interne.
Il s’agit de s’assurer de l’exhaustivité des pièces comptables à enregistrer et de la justesse de leur classement. Le plus pratique est de tout réunir dans un même endroit (classeur, par exemple) et de ranger en fonction de la nature des pièces : factures clients, factures fournisseurs, chéquiers, relevés bancaires, etc.
La gestion des notes de frais est souvent plus délicate, car elle exige une organisation personnelle rigoureuse. Il est recommandé d’utiliser un tableur pour noter chacun des frais engagés dans le cadre de l’activité professionnelle : restaurant, péage, achat d’un ouvrage, billet SNCF ou RATP, etc.
La saisie de la comptabilité en sera facilitée – moins de temps à lui consacrer –, et si un cabinet d’expertise comptable en est chargé, il facturera moins d’honoraires que si son client lui apporte ses frais professionnels dans de grandes boîtes à chaussures…
De plus, l’utilisation d’un tableur permet d’évaluer de manière automatique le montant de la TVA à récupérer sur ces frais.
Beaucoup d’applications mobiles ou sur Internet proposent une gestion des frais. Attention au fait que dans la très grande majorité des situations, le traitement fiscal de la dépense n’est pas toujours pris en compte (notamment dans les situations où la dépense ne doit pas être prise à 100 %).
Les chéquiers sont également nécessaires pour le traitement de la comptabilité : ne pas oublier de compléter les trois données indispensables sur chaque souche de chèque : date, destinataire et montant.
Sur les factures fournisseurs, il est important de préciser la manière dont a été réglée la dépense. Si la facture a été acquittée en espèces ou à partir d’un compte bancaire personnel, il suffit de préciser : « payée par M. Aiguille – compte personnel ». Si le règlement est intervenu sur le compte bancaire professionnel de la société, indiquer la date et le format du paiement : « chèque n° 12012 du 12 octobre », « carte bleue du 25 août » ou « virement du 20 juin ». Cela permet d’identifier clairement le dénouement de l’opération comptable et d’éviter de se demander au moment de l’analyse des comptes comment a été payée telle facture et si elle a bien été réglée.
Lors de la création d’une entreprise, il peut être comptabilisé des frais antérieurs à l’immatriculation. Pour traiter ces dépenses, qui ont comme point commun d’avoir toutes été réglées à partir de la trésorerie personnelle de l’entrepreneur, il est recommandé d’établir une note de frais spécifique qui donnera lieu à une écriture comptable particulière.
Traitement de la comptabilité
Aujourd’hui, la comptabilité est traitée sur un logiciel comptable, à partir duquel il est possible de procéder à des extractions pour produire les déclarations fiscales annuelles (bilan, compte de résultat et annexes fiscales).
Tout d’abord, les opérations économiques (achats, ventes, paiements, encaissements) sont traduites sous forme d’écritures comptables. Le logiciel classe les événements par nature d’une part (achats de stock, d’électricité, honoraires, assurances, loyers, frais de déplacement, etc.) et par tiers concerné d’autre part (fournisseur X, assureur Y, SNCF, restaurant « Au bon coin », etc.). La TVA figure sur les achats et les ventes.
Une fois toutes les opérations économiques intégrées dans le logiciel de comptabilité, il reste des traitements spécifiques à opérer, plus techniques, qui vont avoir une incidence sur le niveau de résultat. Il s’agit du calcul des amortissements des immobilisations, de l’évaluation de l’impôt sur les sociétés, des écritures relatives au calcul définitif de la TVA…
Enfin, il est possible de préparer la déclaration à transmettre à l’administration fiscale avec les tableaux annexes prévus.
Deux voies sont envisageables pour la mise en oeuvre de ces étapes : l’entrepreneur délègue entièrement la comptabilité à un cabinet d’expertise ou il se charge lui-même d’une partie de cette tâche.
L’entrepreneur délègue entièrement la comptabilité à son cabinet d’expertise comptable
De manière régulière, l’entrepreneur confie les pièces comptables au cabinet choisi. Ce dernier est en charge à la fois de la saisie des écritures comptables dans son logiciel, et de la préparation de l’ensemble des déclarations fiscales et sociales de l’entreprise. Une fois la clôture annuelle révolue, il établit la déclaration fiscale annuelle (bilan et compte de résultat) ainsi que les déclarations annuelles spécifiques (impôt sur les sociétés, TVA, CET éventuellement, etc.).
Il importe qu’il y ait un échange régulier sur les principaux agrégats des comptes de la société entre l’entrepreneur et l’expert- comptable, dans un souci d’approche prévisionnelle des dettes certaines à venir (TVA, impôt sur les sociétés, charges sociales sur les rémunérations versées).
Il est également envisageable que le cabinet d’expertise délègue un collaborateur pour effectuer la saisie courante des pièces comptables sur place afin d’éviter les transferts de documents.
L’entrepreneur se charge lui-même d’une partie de sa comptabilité
Le créateur d’entreprise enregistre les écritures comptables courantes correspondant aux quatre opérations économiques : achats, ventes, paiements et encaissements. Le reste des écritures comptables et la production des états financiers réglementaires sont davantage du ressort d’un cabinet d’expertise.
Il est nécessaire de se former aux grands principes comptables et à la saisie dans un logiciel. Il existe des formations spécialement dédiées aux entrepreneurs non comptables qui enseignent les bases de la compréhension des comptes (bilan et compte de résultat) ainsi que la manière de prendre en main son administratif et sa comptabilité.
Le métier d’entrepreneur intègre une dimension commerciale et une dimension technique, et ce sont ces deux aspects qui guident le créateur dans sa prise de décision finale. Un aspect essentiel de ce métier consiste également à gérer son entreprise et s’approprier l’ensemble des contraintes administratives, organisationnelles, juridiques et… comptables. Se réserver une partie de l’enregistrement des pièces comptables permet cette appropriation et facilite les prises de décision en matière de gestion.
Quid des honoraires ?
Si toute la comptabilité est externalisée, le coût est légèrement plus élevé que si l’entrepreneur en prend une partie à sa charge, mais la différence n’est pas toujours très significative.
Le cabinet n’est pas chargé de la saisie des factures dans le logiciel (tâche effectuée par des collaborateurs moins expérimentés), mais il doit « réviser », c’est-à-dire vérifier ce qui a été enregistré ainsi que les options fiscales retenues. Cette intervention est effectuée par des responsables de mission ou l’expert-comptable lui-même – moins de temps, mais du temps qui coûte « plus cher ».
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